Beleidsproces: Startnotitie

De startnotitie geeft de weg aan om te komen tot afstemming. Ook moet de aanleiding voor afstemming van het gebruik van de ondergrondse infrastructuur duidelijk zijn. Het begin is een probleemanalyse; een visie van de gemeente op de ondergrondse openbare ruimte is het vervolg daarop.

Probleemanalyse
In de probleemanalyse staan de redenen om de afstemming structureel te regelen. Deze argumenten zijn te herleiden op wettelijke en maatschappelijke taken van de lokale overheid:
  • de plicht om iets te regelen in de afstemming: de gemeente voert regie over de bovengrond, en dus ook over de ondergrond, in de openbare ruimte. Verder stelt de Telecommunicatiewet dat gemeenten een verordening moeten hebben;
  • de maatschappelijke context, passend binnen doelstellingen van een gemeente om publieke overlast te beperken, het functioneren van de bebouwde omgeving centraal te stellen en risico’s te beheersen. Dit uit zich in:
  • de acute noodzaak: in de uitvoeringspraktijk lopen ambtenaren tegen meer op- breken van wegen aan, hetgeen de kwaliteit, veiligheid en bereikbaarheid van de bovengrondse ruimte vermindert;
  • de gebrekkige invulling van de coördinatie op dit moment: veel gemeenten doen hun afstemming op basis van oude afspraken (overeenkomsten) met voormalige nutsbedrijven. Verder bestaat er onduidelijkheid over wat gemeenten mogen en moeten regelen;
  • risico’s: de huidige manier van werken met kabels en leidingen brengt voor de gemeente een zeker risico met zich mee. Het waarborgen van de veiligheid van de openbare ruimte kan in het geding zijn als er risico’s bij graafwerkzaam- heden ontstaan door bijvoorbeeld een onvolledige registratie van kabels en leidingen. Verder geeft een slechte afstemming onnodig veel overlast in inten- sief gebruikt stedelijk gebied. Ook bestaat er een financieel risico doordat slechte afstemming de levensduur van wegen en stoepen onnodig beperkt of doordat een financieel voordeel niet benut wordt omdat werkzaamheden niet gezamenlijk worden uitgevoerd (rioolvervanging gelijktijdig vervangen met de waterleiding). Behalve dat een gemeente onnodig risico’s loopt, laat men dus ook kansen liggen om de zaken goed te regelen.
Het is niet de bedoeling in de probleemanalyse een volledige inventarisatie uit te voeren. Dat is in de vervolgstap aan de orde. Een overzicht van de partijen die betrokken zijn en een korte omschrijving van hun rol is wel handig. 1: Overzicht spelers en hun rol geeft daar een voorbeeld van. Daarmee wordt de complexiteit op een praktische manier inzichtelijk gemaakt en tegemoetgekomen aan de behoefte aan transparantie. Ook de verschillende rollen die de gemeente heeft worden dan zichtbaar. Zo treedt de gemeente op als coördinator van de ondergrondse openbare ruimte maar is ze tegelijk ook eigenaar van de riolering en heeft ze daarnaast als aandeelhouder of (gedeeltelijk) eigenaar mogelijk een belang in het waterleidingbedrijf of een andere netwerkbeheerder. Een tweede toevoeging die de probleemanalyse meer tot leven brengt, is een praktijkvoorbeeld van een ‘conflict’ bij ondergrondse werkzaamheden in de gemeente. Een concreet geval dat zich binnen een gemeente heeft voorgedaan en waaruit duidelijk blijkt dat afstemming tussen gemeente en kabel- en leidingbeheerders een gezamenlijk doel dient.
 
Voorbeeld probleemanalyse
Bij een probleemanalyse kan het verwijzen naar een concreet voorbeeld uit de eigen gemeente de bestuurders en het hoger management triggeren op de noodzaak tot goede afstemming. Daarmee gaat voor hen de problematiek meer leven. Ter illustratie is een probleemanalyse van twee gemeenten bijgevoegd (2: Voorbeelden probleemanalyse). Een algemene tekst heeft de volgende strekking: ‘Gemeenten hebben verantwoordelijkheid voor de ondergrondse openbare ruimte. De gemeente voert de regie over de openbare ruimte en daartoe behoort ook de ondergrond. Gebruik van de ondergrond en van de bovengrond beïnvloeden elkaar. Zo gebeurt het steeds vaker dat wegen en stoepen zijn opgebroken voor het leggen en vervangen van kabels en leidingen. Verder heeft de gemeente op grond van de Telecommunicatiewet een coördinatietaak voor de kabels en leidingen voor openbare elektronische communicatienetwerken. De urgentie om afstemming van het gebruik van en werken in de ondergrond te regelen is de afgelopen tijd sterk toegenomen. Dit komt doordat steeds meer partijen in een steeds beperktere ruimte vele kilometers leiding en kabel leggen en verleggen.’

Streefbeeld
Het doel van het formuleren van een streefbeeld is om een eerste lijn uit te zetten en duidelijk te maken waartoe het te doorlopen proces moet leiden. Het is ook mogelijk dat het gemeentebestuur pas in een latere fase (bijvoorbeeld na een beschrijving van de gewenste situatie) de juiste rol van de gemeente ziet, en dat bij het streefbeeld wordt volstaan met een beschrijving van de bandbreedte waarbinnen de gemeentelijke taken zich bewegen. Uit bestudering van documentatie van een aantal gemeenten is het beeld naar voren gekomen dat veel aandacht gaat naar juridische en technische uitwerking van de coördinatietaken zonder dat er een probleemanalyse aan vooraf is gegaan. Hierdoor kan het gebeuren dat in een later stadium het draagvlak voor een structurele aanpak van de afstemming van de werkzaamheden bij bestuur en hoger management minder groot is. Aan de andere kant is de fase van visievorming geen doel op zich en ligt het zwaartepunt in de tijdsbesteding bij de vervolgstappen in het beleidsproces.
 
Voorbeeld streefbeeld
‘Een goede organisatie en beheer van kabels en leidingen is geen doel op zich maar is een afgeleide van de doelen die de gemeente heeft gesteld in haar streven naar een duurzame leefomgeving en het integraal afwegen van belangen. Daarom zijn in de gemeente het beheer en gebruik van de ondergrondse openbare ruimte, net als van de bovengrondse openbare ruimte, goed geregeld. De gemeente vult haar positie als beheerder en eigenaar van de ondergrondse openbare ruimte volwaardig in. Er zijn met alle betrokken partijen duidelijke afspraken gemaakt. Iedereen houdt zich daaraan, ook al omdat alle partijen daar voordeel bij hebben. Bereikbaarheid, veiligheid en openbare orde zijn maximaal gewaarborgd. De publieke overlast is tot het minimum beperkt, de ondergrond is helder geordend en er vindt een betrouwbare, actuele registratie van de bestaande kabels en leidingen plaats.’ In 3: Voorbeeld streefbeeld is als voorbeeld een bestaand streefbeeld van een gemeente opgenomen.

Motivatie naar hoger management en bestuur
Een motiverende samenvatting van één pagina, met daarin onder andere de probleem- analyse en globale visie, kan helpen om bestuurders en management te duiden wat er aan de hand is. Deze motivatie bevat dan de volgende onderdelen:
  • probleemanalyse;
  • doelstelling (zoals opgenomen in de globale visie);
  • het te doorlopen pad (zie het schema van het beleidsproces);
  • de randvoorwaarden (een en ander dient te passen in de bestaande opzet van de organisatie; wat zijn globaal de benodigde tijd en middelen en op wie in de organisatie wordt een beroep gedaan: medewerkers van beleid, planvorming, operationeel beheer en ondersteunende taken?);
  • de geschatte doorlooptijd (in de inleiding is opgemerkt dat zaken die voortkomen uit het beleidsproces wel eens lang kunnen duren voordat ze zijn gerealiseerd. Deze acties zijn in dit stadium van het proces nog niet te overzien, maar wel te benoemen als momenten waarop de planning mogelijk bijgesteld wordt).
Communicatie
De belangrijkste doelgroep in de beginfase is het hoger management en het bestuur. Naast de hiervoor beschreven motivatie ter onderbouwing van de voorgenomen aanpak kan een mondelinge toelichting van belang zijn. Verder wordt deze fase meestal afgesloten met een bestuurlijk besluit. De Gemeenteraad of het College van Burgemeester en Wethouders doet een uitspraak over de vertrekpunten.

Kennisbank


U Bezocht Onlangs


GEEF UW SUGGESTIE